MISSION
Assurer le secrétariat d’une exploitation, c’est-à-dire d’une activité dans un des sites de la filiale.

POSITION
Sous l’autorité du Responsable d’Exploitation, sinon directement sous l’autorité du Responsable d’Activité concerné.

ACTIVITES

Généralité :

  • Assurer la diffusion et le classement de tous les documents reçus par le centre d’exploitation au sujet des chantiers, en privilégiant les moyens informatiques (scan) et en évitant ainsi tout recours abusif aux photocopies.
  • Réaliser le travail de secrétariat du centre d’exploitation.
  • Assurer les tâches d’accueil et de standard téléphonique pour le centre d’exploitation.
  • Mettre en place le dossier d’affaire papier dès la réunion de passation, puis contrôle le classement de tous les documents d’affaires dans ces dossiers d’affaire.

Exécution :

  • Pour les gros matériels, il assure la saisie des commandes ( ESPACE AFFAIRE) en ajoutant copie de toutes les annexes nécessaires. Pour les matériels courants, il transmet les demandes au Service Achats ou en assure la saisie.
  • Veiller au visa de toutes les commandes, ainsi qu’à leur diffusion sur chantier et au Chargé d’Affaires (classement).
  • En l’absence d’un service de Logistique extérieur, il collecte les bons de livraison pointés et visés sur chantier et les rapproche des factures lors de leur arrivée
  • Rédiger les projets de courrier préparés par le(s) Chargé(s) d’Affaires et Responsable d’Exploitation de son centre de travaux, et les transmet à l’Assistant(e) de Direction pour vérification et envoi.
  • En relation avec le Responsable Achats, il assure l’approvisionnement et la gestion des fournitures de bureau.

Commercial – Projet :

  • Elaborer ou saisir tout ou partie de devis sous la responsabilité du Responsable d’Exploitation.

Qualité :

  • Réaliser tout travail administratif lié aux domaines de la Qualité et de la Sécurité et de l’Environnement.
  • L’Assistant(e) d’Exploitation ES d’Aiton assure le suivi des qualifications de l’ensemble du personnel de la filiale, qu’elles qu’en soit l’objet (Hygiène & Sécurité, Environnement, manutention, soudage, ressuage…) : il conserve ces qualifications (serveur central).

    Rémunération à définir selon profil.